Papierowa czy elektroniczna MRPiPS wyjaśnia, jak prowadzić dokumentację pracowniczą

W odpowiedzi na poselską interpelację, ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk wyjaśniła, że pracodawcy mają możliwość wyboru sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Może to być zarówno postać papierowa jak i elektroniczna. 

„Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci (elektroniczna lub papierowa)” – wskazała szefowa resortu.

Dodała też, że decyzja pracodawcy w sprawie wyboru postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie jest ostateczna. „Pracodawca może przywrócić poprzednią formę dokumentacji, może zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna” – zaznaczyła Dziemianowicz-Bąk.

Przepisy nie ograniczają też liczby zmian postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W zależności od potrzeb, zmiana formy prowadzenia dokumentacji może następować nawet kilkukrotnie. 

„Wybór elektronicznej postaci dokumentacji nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mają możliwości zawierania umowy o pracę w formie pisemnej albo składania w formie pisemnej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku możliwe będzie sporządzenie umowy czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia w formie pisemnej, które po tradycyjnym podpisaniu i przekazaniu drugiej stronie należy zdigitalizować, opatrzyć elektronicznym podpisem lub pieczęcią, a następnie włączyć do dokumentacji w postaci elektronicznej” – wyjaśniła ministra.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy,  pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację prowadzoną w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zasady dokonywania zmiany formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną oraz z elektronicznej na papierową określa art. 948 § 2 i 3 Kodeksu. 

Pracodawca ma też obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.

mr/