Po co wprowadzać procedury dokumentowania cen transferowych? Co powoduje brak procedur?

Ceny transferowe należą do narzędzi podatkowych. Ich celem jest uszczelnianie wpływów do Skarbu Państwa od pewnego szczególnego typu firm. Chodzi tutaj o podmioty powiązane – czyli przedsiębiorstwa, pomiędzy którymi występują znaczące zależności o charakterze kapitałowym (np. wtedy, gdy jedna firma posiada większość udziałów drugiej) albo osobowym (np. wówczas, gdy firma dokonuje transakcji z jednym ze swoich wspólników). Tak ścisłe związki nieuchronnie prowadzą do wspólnego prowadzenia interesów, co jest jak najbardziej zrozumiałe i ekonomiczne pod kątem operacyjnym. Jednocześnie powstaje ryzyko, iż podmioty powiązane nie będą się traktować tak samo, jak innych graczy rynkowych oraz że skorzystają z możliwości minimalizowania podatków poprzez umiejętne ale niezgodne z prawem przerzucanie zasobów pomiędzy przedsiębiorstwami działającymi na terenie różnych państw. Ustalenie obowiązków w zakresie cen transferowych ma przeciwdziałać tego typu praktykom a ich stosowanie wymaga skrupulatnego udokumentowania. Ponieważ dokumentacja cen transferowych jest skomplikowana, warto w tym celu wdrożyć w firmie odpowiednie procedury. 

Czym jest dokumentacja cen transferowych?

Dokumentacja cen transferowych to dokument, dzięki któremu można wykazać zgodność z zasadami rynkowymi transakcji zawartej pomiędzy podmiotami powiązanymi. Jest ona niezbędna w przypadku kontroli przeprowadzanej przez uprawnione do tego organy podatkowe – obowiązek ten wynika bezpośrednio z zapisów ustaw o CIT i PIT. Sporządzanie dokumentacji jest zatem korzystne – pozwala na udowodnienie, że transakcja została przeprowadzona na warunkach rynkowych.

Co wchodzi w skład dokumentacji cen transferowych?

Lokalna dokumentacja cen transferowych zawiera szereg informacji o podmiotach biorących udział w transakcji, o jej przedmiocie oraz warunkach. Składają się na nią m.in. dane o kosztach transakcji, formie i terminie zapłaty, sposobie kalkulacji zysków lub korzyści oraz o wszystkich innych czynnikach, istotnych dla przeprowadzenia transakcji.

Dlaczego warto wprowadzić procedurę dokumentację cen transferowych?

Sporządzanie dokumentacji cen transferowych dla każdej transakcji z podmiotem powiązanym jest czasochłonne. Wymaga też ogromnej wiedzy. Jeśli za zadanie odpowiedzialne są różne osoby, każda dokumentacja może wyglądać inaczej, co utrudnia analizę. Doskonałym rozwiązaniem tego problemu jest spójna procedura dokumentacji cen transferowych. Warto powierzyć jej sporządzenie profesjonalistom, którzy najpierw zapoznają się ze specyfiką firmy a następnie sporządzą wytyczne dla przyszłych transakcji.

Jakie są zalety posiadania procedury dokumentacji cen transferowych?

Procedura dokumentacji cen transferowych znacznie przyspiesza prace nad sporządzeniem dokumentacji – wystarczy postępować krok po kroku. W ten sposób zminimalizowane zostaje ryzyko podatkowe, wzrasta natomiast efektywność kosztowa firmy. Ponieważ dokumentacja cen transferowych i tak jest potrzebna, lepiej wykonywać ją w sposób spójny i poprawny, szybko i bez niepotrzebnego stresu.

Przeszkoleni pracownicy korzystający z procedury są w stanie samodzielnie sporządzać dokumentację cen transferowych – a zatem znika także konieczność angażowania podmiotów zewnętrznych w zagadnienia związane z polityką cen transferowych firmy.

Czym grozi brak procedur dokumentacji cen transferowych?

Sama dokumentacja cen transferowych jest obowiązkowa, ale już posiadanie procedury jej sporządzania leży w gestii firmy – nie można więc mówić o zagrożeniach w kontekście podatkowym czy prawnym.

Jednocześnie brak procedury naraża firmę na nieprawidłowości w zakresie sporządzania dokumentacji, która może być niespójna, a w niektórych przypadkach niekompletna czy nieadekwatna. Jeśli kontrola organów podatkowych wykaże takie nieprawidłowości, możemy już obawiać się konsekwencji, m.in. wszczęcia postępowania podatkowego, które nie zawsze skończy się nieprzychylną dla podmiotu decyzją, ale zawsze wiąże się ze stresem.

Słowo „procedura” często nie kojarzy nam się najlepiej, przywodząc na myśl biurokrację i wykonywanie szeregu zbędnych czynności. Zupełnie nie taki jest cel sporządzania procedur dokumentacji cen transferowych. Mają one ułatwiać i przyspieszać pracę, a nie ją wydłużać i utrudniać. Podążając krok po kroku utartą ścieżką, mamy mniej okazji do popełnienia błędów. Z czasem stosowanie procedury staje się nawykowe i znika dyskomfort, typowy dla każdego nowego rozwiązania. To dlatego nie warto zwlekać – lepiej już dziś zamówić profesjonalne przygotowanie procedury dokumentacji cen transferowych.