Data wystawienia faktury w KSeF - jak ustalić?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla każdego dużego podmiotu (z obrotami rocznymi powyżej 200 mln zł) oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów. System ten znacznie ułatwia i przyspiesza codzienną pracę, dlatego już od dłuższego czasu bardzo chętnie korzysta z niego liczne grono przedsiębiorców. Jaki program do KSeF wybrać? Czym jest MCU w kontekście KSeF? Jak ustalić datę wystawienia faktury w tym systemie?

Data wystawienia faktury w KSeF

Jak ustalana jest data wystawienia faktury w KSeF? W ustawie o VAT wskazano, że faktura strukturalna jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Jednakże pamiętajmy o tym, że data wygenerowania dokumentu w zewnętrznym systemie nie oznacza, że faktura została wystawiona! Co istotne, data wystawienia faktury wskazywana jest w polu struktury XML faktury - P_1. To pole należy uzupełnić w trakcie wysyłki dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur. Z kolei pole DataWytworzeniaFa ma jedynie techniczny charakter - jest to data generowana przez system, w związku z czym data wytworzenia dokumentu w systemie księgowym i data jego wystawienia mogą być różne.

Jaki program do KSeF?

Jeżeli chcemy sprawnie korzystać z KSeF, musimy wdrożyć odpowiedni program do fakturowania. Jaki program do KSeF? Dobre oprogramowanie musi pozwalać na bezpośrednie wystawianie i odbieranie faktur strukturalnych bez potrzeby logowania się do platform zewnętrznych. Pomocą służy system wFirma, które zapewnia pełną integrację z KSeF i pozwala przedsiębiorcom oraz biurom rachunkowym łatwo tworzyć oraz odbierać faktury ustrukturyzowane. Jakie funkcje posiada ten system? W takim wypadku mamy do dyspozycji:

• Bezpośrednią wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF - faktury sprzedaży są zatem automatycznie przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur, przy czym użytkownik może także skorzystać z wersji roboczej faktury (po zatwierdzeniu zostaje ona wysłana do systemu). 
• Import faktur zakupowych z KSeF - włączenie funkcji automatycznego importu wydatków z KSeF sprawia, że nie musimy samodzielnie podejmować takich działań. Faktury kosztowe są pobierane automatycznie, raz dziennie, w nocnych godzinach. 
• Pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) - gdy już faktura zostanie przetworzona przez KSeF, użytkownik pobiera UPO bezpośrednio z systemu wFirma. To bardzo ważna kwestia, która potwierdza prawidłowe dostarczenie dokumentu do KSeF. 

Jakie jeszcze możliwości mamy do wyboru? WFirma zapewnia aż 30 dni bezpłatnego okresu próbnego dla przedsiębiorców oraz roczny darmowy dostęp do systemy dla 10 klientów biura rachunkowego. W efekcie można kompleksowe przetestować najważniejsze funkcje, w tym także integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.

Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) w KSeF

Czym jest MCU KSeF? Moduł Certyfikatów i Uprawnień jest nowym rozwiązaniem technicznym, z którego skorzystamy z poziomu przeglądarki internetowej w domenie KSeF. Stanowi opcję tymczasową, w okresie od listopada 2025 roku do końca stycznia 2026 roku. Od lutego 2026 natomiast funkcjonalność ta zostanie przeniesiona do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 i API KSeF 2.0. Warto podkreślić, że MCU pełni następujące funkcje:

• Uwierzytelnianie w systemie KSeF 2.0 - certyfikat ma za zadanie potwierdzać tożsamość osoby logującej się do systemu KSeF API 2.0. To obowiązkowy etap przed dostępem do chronionych informacji. 
• Wystawianie faktur w trybie offline - MCU pozwala wystawiać faktury bezpośrednio w aplikacji fakturującej w trakcie awarii KSeF lub w trybie offline24.
• Potwierdzanie tożsamości wystawcy faktury - to daje pewność jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury elektronicznej. 

Dodatkowo MCU pozwala aplikacjom fakturującym tworzyć kod QR, który potwierdza autentyczność i integralność faktur stworzonych offline24 i udostępnianych nabywcom poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur może ułatwiać codzienną pracę, zwłaszcza że do dyspozycji mamy różnorodne funkcjonalności, a obsługa systemu jest intuicyjna.