Image by Bruno from Pixabay
Od 1 lutego 2026 roku największe podmioty w Polsce wystawiają faktury wyłącznie w nowym systemie, a od 1 kwietnia 2026 roku reguła obejmuje pozostałych przedsiębiorców. Dla najmniejszych firm ustawodawca przewidział jednak okres ochronny obowiązujący do końca 2026 roku. Przeczytaj, jak działa limit 10 tys KSeF rozliczany w skali miesiąca, kiedy znika prawo do papieru i e-faktur poza systemem oraz jakie zasady obowiązują przy paragonach z NIP-em do 450 zł. To wiedza, której potrzebuje każda firma rozliczająca sprzedaż w 2026 roku.
Krajowy System e-Faktur uruchamia obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych etapami. Najpierw obejmuje podmioty, których wartość sprzedaży razem z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dotyczy wszystkich pozostałych przedsiębiorców, łącznie z firmami zwolnionymi z VAT. Ustawodawca przewidział równolegle odroczenie obowiązku do 1 stycznia 2027 roku dla podatników prowadzących sprzedaż na niewielką skalę. To rozwiązanie ma odciążyć firmy, dla których szybkie wdrożenie systemu wiązałoby się z trudnościami organizacyjnymi lub technicznymi. Wyznacznikiem prawa do skorzystania z odroczenia jest limit 10 tys w KSeF liczony w skali jednego miesiąca. Chodzi o łączną wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami papierowymi lub elektronicznymi w danym miesiącu, ujmowaną w kwocie brutto. Dopóki przedsiębiorca mieści się w tej granicy, może wystawiać faktury w dotychczasowej formie. Przekroczenie progu w trakcie miesiąca uruchamia obowiązek przejścia na faktury ustrukturyzowane, począwszy od dokumentu, którym próg został przekroczony. Co istotne, decyzja ta ma charakter trwały. Nawet jeśli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży spadnie poniżej 10 000 zł brutto, powrót do faktur papierowych lub elektronicznych poza systemem nie jest możliwy.
W praktyce wygląda to następująco. Przedsiębiorca świadczący usługi na rzecz lokalnych firm wystawia w maju i czerwcu faktury elektroniczne na łączne kwoty odpowiednio 6 500 zł i 8 200 zł brutto. W obu miesiącach zachowuje prawo do dotychczasowej formy dokumentowania sprzedaży. W lipcu wystawia trzy faktury na łącznie 9 300 zł brutto, a następnie kolejną na 3 000 zł brutto. Suma w miesiącu sięga 12 300 zł, więc ta ostatnia faktura musi już zostać przesłana przez Krajowy System e-Faktur. Od sierpnia każdy kolejny dokument trafia do systemu, niezależnie od skali obrotu. Trzeba też pamiętać, że odroczenie dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Odbiór dokumentów ustrukturyzowanych przesłanych przez kontrahenta przebiega poprzez system już od momentu uruchomienia obowiązku po stronie wystawcy. Firma korzystająca z okresu przejściowego nadal musi mieć możliwość pobrania faktur kosztowych, które kontrahent prześle do KSeF. Materiały dostępne w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy omawiają również sytuacje graniczne, w których wątpliwości budzi moment przekroczenia progu lub sposób ujęcia korekt w bieżącym miesiącu.
Aby skorzystać z platformy rządowej, podatnik musi się najpierw uwierzytelnić w Aplikacji Podatnika KSeF. Osoby fizyczne prowadzące działalność wykorzystują w tym celu profil zaufany lub podpis kwalifikowany, a podmioty inne niż osoby fizyczne pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP albo zgłoszenie ZAW-FA wskazujące osobę uprawnioną. Wewnątrz systemu można następnie nadawać uprawnienia pracownikom oraz biurom rachunkowym, dzielone według prawa do wystawiania faktur, pobierania dokumentów kosztowych i zarządzania pozostałymi uprawnieniami. Zagadnienie to omawia szerzej redakcja serwisu Poradnik Przedsiębiorcy w materiałach o nadawaniu dostępu biurom rachunkowym. Pytanie o to, jak wystawić fakturę w KSeF, sprowadza się do kilku następujących po sobie kroków. Pierwszym jest przygotowanie merytoryczne dokumentu wraz z polami wymaganymi przez schemę FA. Następnie podatnik przygotowuje fakturę technicznie, autoryzuje się w systemie i wysyła plik do KSeF. Platforma weryfikuje strukturę XML. Zgodny ze schemą dokument otrzymuje numer referencyjny oraz urzędowe poświadczenie odbioru z datą i godziną przetworzenia. Niezgodność prowadzi do odrzucenia. Wysłana faktura nie podlega już swobodnej edycji, więc każda korekta wymaga wystawienia faktury korygującej, a w przypadku błędnego NIP nabywcy konieczne jest skorygowanie dokumentu do zera i wystawienie nowego.
Programy zintegrowane z platformą rządową udostępniają opcję wersji roboczej faktury, czyli tak zwany bufor. Pozwala on weryfikować dokument przed wysłaniem, ograniczając ryzyko korekt. Po stronie zakupowej faktury pobiera się w formacie XML, a uznaje za otrzymane z chwilą nadania im numeru identyfikującego w KSeF. Dokumenty są przechowywane w systemie przez 10 lat od końca roku wystawienia, co eliminuje konieczność wystawiania duplikatów. Osobnym tematem jest faktura do 450 zł a KSeF, czyli sposób potraktowania faktur uproszczonych. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT dokument o wartości brutto nieprzekraczającej 450 zł albo 100 euro może pomijać dane nabywcy oraz część informacji o ilości, cenie jednostkowej i podziale wartości netto według stawek. Funkcję faktury uproszczonej pełni najczęściej paragon fiskalny z NIP-em nabywcy. W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku, na mocy art. 145l, podatnicy objęci obowiązkiem KSeF wciąż mogą wystawiać faktury uproszczone w postaci papierowej lub elektronicznej, w tym właśnie paragony z NIP-em. Tego rodzaju dokumenty nie są w tym czasie wprowadzane do KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku zasada się odwraca, bo każda faktura uproszczona musi już mieć formę ustrukturyzowaną.
